Gestion des échanges et des contre-ventes

retour-echange

 

Cet article vous explique comment procéder à l’échange d’un produit et comment annuler une vente dans le logiciel de caisse Hiboutik.

Pour pouvoir effectuer ces opérations vous devez activer le droit dans « Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès » : Afficher l’option Retour/Échange sur les ventes validées.

 

1/ Procédure de retour

Vous devez d’abord identifier la vente d’origine.
Généralement le ticket de caisse est exigé pour vérifier que le produit retour provient bien de votre boutique et qu’il est retourné dans les délais de vos conditions de vente.

Sur la vente d’origine, cliquez sur le bouton Retour/Échange pour afficher la liste des produits de la vente.
Dans la partie gauche de la vente, vous trouverez un bouton « Échanger » en face de chaque produit.
En cliquant sur ce bouton, un avoir de la valeur du produit retourné est généré.
Si le produit retourné est géré en stock, il sera alors automatiquement remis en stock.

Vous pouvez alors:
– soit imprimer l’avoir (pour le remettre par exemple au client pour un usage ultérieur),
– soit utiliser directement l’avoir sur une vente en attente (via le déroulant « Utiliser sur la vente: »).
L’avoir est unique (il ne peut être utilisé qu’une seule fois) et se présente sous la forme d’un code-barres. Il est associé à un taux de TVA équivalent à celui du produit échangé.

 

2/ Utilisation de l’avoir

Ouvrez une nouvelle vente.

a) Remboursement
Ajoutez l’avoir en le scannant ou en saisissant son code-barres dans la case « Ajouter un produit ».
A partir de la vente d’origine, vous pouvez également sélectionner la nouvelle vente créée pour y transférer l’avoir.
Le montant de la vente est alors négatif, c’est la contre-valeur du ou des produits retournés.
Choisissez alors le moyen de paiement avec lequel vous allez rembourser le client, et validez la vente.

 

b) Échange contre une produit d’une valeur supérieure au produit retourné
Ajoutez l’avoir en le scannant ou en saisissant son code-barres dans la case « Ajouter un produit ».
A partir de la vente d’origine, vous pouvez également sélectionner la nouvelle vente créée pour y transférer l’avoir.
Ajoutez le produit choisi en échange par le client.
Le montant de la vente est positif, c’est donc le solde que vous doit le client.
Choisissez le moyen de paiement pour encaisser cette somme, et validez la vente.

 

c) Échange contre un produit d’une valeur inférieure au produit retourné
Ajoutez l’avoir en le scannant ou en saisissant son code-barres dans la case « Ajouter un produit ».
A partir de la vente d’origine, vous pouvez également sélectionner la nouvelle vente créée pour y transférer l’avoir.
Ajoutez le produit choisi en échange par le client.
Le montant de la vente est négatif.

– Soit le client souhaite compléter la vente avec d’autres produits pour consommer entièrement son avoir. Il suffit alors d’encaisser le solde restant à payer et de valider la vente.

– Soit vous remboursez au client la différence de prix. Vous validez alors la vente négative avec le moyen de paiement utilisé pour le remboursement.

– Soit le client souhaite récupérer un avoir du solde restant, il faut:
1. ajouter un produit inconnu (en utilisant le code produit inconnu défini dans Paramètres/Paramètres généraux) qui viendra solder la vente. Ex: si la vente est à -15 et que votre code produit inconnu est #r# alors tapez dans la case « Ajouter un produit »: #r#15
2. valider cette vente à 0 avec n’importe quel moyen de paiement,
3. effectuer immédiatement un retour/échange sur le produit inconnu ajouté à l’étape 1., afin de générer un avoir du solde que vous devez à votre client .

 

3/ Annulation d’une vente

Pour des contraintes fiscales et comptables, la suppression d’une vente n’est pas possible.
Pour annuler une vente, il faut passer une contre-vente qui est la copie négative de la vente à annuler.

Dans la section Paiement de la vente, cliquez sur le bouton « Annuler vente ».
Après confirmation, la contre-vente sera automatiquement créée et validée.

Le processus de la contre-vente a consisté à effectuer automatiquement le retour des produits de la vente d’origine, et l’ajout des avoirs correspondants sur une nouvelle vente (la contre-vente).

La contre-vente est validée le jour de l’opération d’annulation.

 

4/ Produit défectueux

Si le produit retourné est défectueux, vous devez suivre la procédure d’échange.
Mais étant donné que le produit sera remis en stock, il va falloir le sortir de votre stock.
Pour cela vous devez créer une nouvelle vente dans laquelle vous ajoutez le produit défectueux. Ensuite vous modifiez le prix du produit à zéro et vous clôturez la vente.
Plus d’informations pour la gestion de la démarque dans l’article suivant: Correction des écarts de stock.

 

5/ Suivre vos avoirs

Dans « Synthèses/Avoirs en cours », vous y trouverez les avoirs en cours non utilisés.
Pour annuler un avoir, scannez-le dans une nouvelle vente, modifiez sont prix à 0 et validez la vente.

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