Gestion des échanges et des contre-ventes

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Cet article vous explique comment procéder à l’échange d’un produit et comment annuler une vente dans le logiciel de caisse Hiboutik.

Pour pouvoir effectuer ces opérations vous devez cocher le droit dans Paramètres/Gestion des accès :
Afficher l’option Retour/Echange sur les ventes validées.

 

1/ Procédure de retour

Vous devez d’abord identifier la vente d’origine. Généralement le ticket de caisse est exigé pour vérifier que le produit retour provient bien de votre boutique et qu’il est retourné dans les délais de vos conditions de vente.
Sur la vente d’origine, cliquez sur le bouton Retour/échange pour afficher la liste des produits de la vente. Dans la partie gauche de la vente, vous trouverez un bouton « échanger » en face de chaque produit. En cliquant sur ce bouton, le produit sera remis en stock (si vous gérez le produit en stock) et en contrepartie une ligne « avoir » de la valeur du produit échangé apparaîtra.
Vous avez la possibilité d’imprimer cet avoir pour le remettre au client s’il ne souhaite pas l’utiliser immédiatement.
L’avoir est unique (il ne peut être utilisé qu’une seule fois) et se présente sous la forme d’un code-barres. Il est associé à un taux de TVA équivalent à celui du produit échangé.

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2/ Utilisation de l’avoir

Ouvrez une nouvelle vente. Si l’avoir est issu d’une vente associé à un client, alors vous devez associer la nouvelle vente au même client.

a) Remboursement
Scannez l’avoir, ou saisissez son code-barres dans la case « Ajouter un produit ». Le montant de la vente est alors négatif, c’est la contre-valeur du ou des produits retournés.
Choisissez alors le moyen de paiement avec lequel vous allez rembourser le client, et validez la vente.

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b) Échange contre une produit d’une valeur supérieure au produit retourné
Dans la contre-vente, scannez l’avoir, et ajoutez le produit choisi en échange par le client.
Le montant de la vente est positif, c’est donc le solde que vous doit le client.
Choisissez le moyen de paiement pour encaisser cette somme, et validez la vente.

 

c) Échange contre un produit d’une valeur inférieure au produit retourné
Dans la contre-vente, scannez l’avoir, et ajoutez le produit choisi en échange par le client.
Le montant de la vente est négatif.

– Soit le client souhaite compléter la vente avec d’autres produits pour consommer entièrement son avoir. Il suffit alors d’encaisser le solde restant à payer et de valider la vente.

– Soit vous remboursez au client la différence de prix. Vous validez alors la vente négative avec le moyen de paiement utilisé pour le remboursement.

– Soit le client souhaite récupérer un avoir du solde restant. Vous devez alors ajouter un produit inconnu (en utilisant le code produit inconnu défini dans Paramètres/Soldes-Remises-Happy hour) d’une valeur positive permettant de solder à 0 la vente, puis vous validez la vente. Pour remettre l’avoir restant à votre client, il ne reste plus qu’à procéder à un retour/échange sur le produit inconnu de la vente que vous venez de valider.

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3/ Annulation d’une vente

Pour des contraintes fiscales et comptables, l’annulation totale d’une vente n’est pas possible.
Pour annuler une vente, vous devez passer une contre-vente qui est l’image négative de la vente à annuler.
Pour cela, vous procédez à des retours/échanges sur tous les produits de la vente à annuler. Puis vous scannez les avoirs générés dans une nouvelle vente (= contre-vente). Cette contre-vente est associée à un TVA négative, qui équilibrera la TVA collectée sur la vente à annuler.
Pour finir, vous clôturez la contre-vente avec le même moyen de paiement que la vente à annuler (pour équilibrer votre trésorerie).

 

4/ Produit défectueux

Si le produit retourné est défectueux, vous suivez la même procédure d’échange que celle indiquée précédemment.
Cependant, étant donné que le produit a été remis en stock, il va falloir le sortir de votre stock.
Pour cela vous devez créer une nouvelle vente où vous ajoutez le produit défectueux. Ensuite vous modifiez le prix du produit à zero et vous cloturez la vente.
Plus d’informations pour la gestion de la démarque dans l’article suivant: Correction des écarts de stock.

 

5/ Suivre vos avoirs

Dans Synthèses/Historique d’avoirs, les avoirs non utilisés y sont récapitulés.
Selon les recommandations de votre comptable, vous pourrez éventuellement passer une provision à la fin de votre exercice fiscal pour cette dette clients.

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