Extraire les données comptables

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L’une des finalités d’une caisse enregistreuse est de vous simplifier vos enregistrements comptables.

Pour transmettre des données fiables et intangibles à votre comptable, vous devez déjà clôturer vos journées et archiver vos mois d’activité.
Les Z de caisse quotidiens sont à conserver comme justificatifs de vos opérations d’encaissement.

 

1/ La synthèse comptable

En souscrivant à l’option Statistiques et comptabilité, vous pourrez accéder à la synthèse comptable (section Synthèses) où vous retrouverez les informations suivantes :
– ventilation de votre chiffre d’affaires mensuel par taux de TVA, devise et mode de paiement,
– Détails par jour des ventes par mode de paiement,
– Détails par jour de la ventilation de votre chiffre d’affaires par taux de TVA,
– Détails par catégorie de la ventilation de votre chiffre d’affaires par taux de TVA.

En haut de chaque synthèse, il est indiqué si le mois concerné a été clôturé et peut ainsi faire l’objet d’un enregistrement comptable.

 

2/ Les exports comptables

Dans le bas de la synthèse comptable, vous pouvez télécharger un fichier CSV (exploitable dans un tableur) des débits (CA HT ventilé pat taxe, et TVA ventilée par taux) et crédits (moyens de paiement) par jour sur le mois.

Il est également possible de récupérer un fichier similaire avec des comptes comptables. Pour cela il faut au préalable activer l’API Hiboutik et attribuer les comptes comptables.

Pour activer l’API Hiboutik, allez dans Paramètres/Utilisateurs, cliquez sur l’icône clef en face de votre utilisateur et générez une clef API.

Pour attribuer les comptes comptables vous devez déjà activer le droit « Autoriser la saisie des comptes comptables » dans Paramètres/Gestion des accès. Ensuite, il suffit de lier chaque catégorie (Produits/Paramétrages/Catégories), chaque taux de TVA (Paramètres/Taux de TVA) et chaque moyen de paiement (Paramètres/Modes de paiement) à son compte comptable.

L’export comptable (CSV) avec les comptes comptables sera alors disponible dans le bas de la synthèse comptable.
Si un même compte de produits est impacté par plusieurs taux de TVA, alors le compte comptable concerné sera ventilé par taux d’imposition.
Les produits qui ne sont affectés à aucune catégorie, seront associés au compte comptable « inconnu » (il n’est pas encore possible d’attribuer un compte comptable à un produit ou à un compte comptable par défaut).

 

3/ Le journal de caisse

Il est conseillé d’effectuer une vérification de caisse quotidienne dans la section Caisse de votre compte.

Le journal mensuel de vos opérations de caisse (encaissements, vérifications, dépôts et retraits) est téléchargeable dans le bas de la section Caisse de votre compte.

Si vous constatez des écarts de caisse, ces derniers pourront alors être enregistrés comptablement (produits ou charges de gestion courante).

 

Pour les comptables en charge de plusieurs comptes Hiboutik, un service gratuit vous permet de centraliser les données de vente de différents comptes (Flood) dans une unique interface. Contactez notre service client pour en savoir plus.

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