Factures et documents PDF

 

1/ Facture PDF A4

Pour chaque vente, il est possible d’éditer une note/facture au format PDF A4 (bouton PDF A4 dans la section Paiement de la vente).
Tant que la vente n’est pas validée, le document PDF porte la mention Proforma indiquant qu’il s’agit d’un document provisoire.
La vente doit être validée pour que votre facture soit numérotée.
Pour que les coordonnées de votre client s’affichent sur le document PDF, vous devez lier votre vente à un client ET une adresse de facturation.

Il est possible de configurer l’en-tête te le pied-de-page de votre PDF A4 dans la section « Paramètres/Impression/Facture PDF A4 ».
Au préalable, vous pouvez ajouter votre logo dans « Paramètres/Impression/Logo ».
Des formats types de mise en forme de l’en-tête sont proposés.
Le contenu (html) peut être modifié, mais devra reprendre les mentions obligatoires imposées par la législation de votre pays (coordonnées de votre société, numéro d’identification…).
L’espace réservé à l’en-tête et au pied-de-page est limité. S’il est insuffisant, nous vous recommandons de passer par la facture PDF avancée (voir partie II/ de cet article).

Dans le contenu de la facture, chaque ligne de la vente est reprise avec la référence du produit, son libellé (éventuellement la déclinaison), la quantité, le prix unitaire HT, le prix total HT, la taxe, et le montant TTC.
Le détail des taxes est ensuite ventilé.

Dans « Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès », vous pouvez choisir d’afficher sur le PDF A4 la référence du produit, sa description, ou le commentaire de la ligne produit.
En activant le droit « Imprimer les commentaires de la vente », il vous est possible d’afficher des informations spécifiques à la vente (conditions de règlement, mentions légales…).

Ce document est celui qui sera également envoyé à votre client si vous choisissez l’envoi de la note/facture par email.

 

2/ Factures et documents PDF avancés

Dans la section Apps de votre compte, il faut installer l’application Documents PDF.

Cette application permet de gérer des modèles d’impression, au format .odt.
Ces modèles peuvent être créés à partir de votre éditeur de texte (Libre office, Word…), en utilisant des balises (documentées dans l’application) qui vont définir le contenu de votre document.
Des modèles types sont téléchargeables.

Il est ainsi possible de créer des modèles différents pour vos devis, bons de commandes, bons de livraison, factures…
Entièrement personnalisable, le modèle peut avoir un format propre (A4, A5, 80 mm), et il est possible de le compléter avec des données spécifiques (conditions de vente, certificat…).

Dans une vente, le modèle peut être appelé en utilisant le bouton « Action » en haut à droite.
Le format de sortie est du PDF.
Dans « Paramètres/Impression/Facture PDF A4 », il est possible de définir l’un de vos modèles comme document PDF A4 par défaut.

 

3/ Récupération automatique des documents PDF

Sans passer par l’interface de vente d’Hiboutik, il est possible de récupérer automatiquement les documents générés via l’application Documents PDF.

Voici un exemple de script PHP dans il vous suffit d’indiquer :
– le Token : disponible en bas de la page de l’application Documents PDF (section Apps de votre compte),
– le Template : intitulé du modèle de document à récupérer (défini dans l’application Documents PDF),
– l’Account : le libellé de votre compte Hiboutik,
– le Sale-no : le numéro de la vente pour laquelle vous souhaitez générer le document.

 

 

 

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