Gérer un arrivage de produits

arrivage-stock

 

Dans Hiboutik, vous pouvez choisir pour chaque produit lors de sa création, de le gérer ou non en stock. En suivant vos produits en stock vous aurez immédiatement l’information sur sa disponibilité et vous pourrez facilement valoriser votre stock restant à la suite d’un inventaire.

Cependant, il n’est pas forcement judicieux de suivre tous vos produits en stock, car la gestion du stock peut être fastidieuse pour des produits périssables ou des produits reçus en petites quantités et non renouvelés.

Un produit géré en stock ne peut être vendu (ajouté à une vente) que si la quantité disponible est supérieure à 0. Ainsi, vous devez réaliser un arrivage de marchandise (entrée stock) au préalable.

 

1/ Création d’un arrivage (entrée stock)

Dans Produits/Arrivages, vous trouverez l’ensemble des arrivages effectués sur votre compte.
Pour créer un arrivage, vous devez d’abord choisir le fournisseur concerné et ajouter éventuellement un commentaire (comme le n° de la facture d’achat).
L’arrivage de produits s’effectue sur le stock de la boutique sur laquelle vous êtes connecté.
Dans l’arrivage créé, seuls les produits du fournisseur seront sélectionnables, vous évitant ainsi de devoir choisir les produits à réceptionner dans la liste exhaustive de votre base produits.

Lorsque vous cliquez sur le numéro de l’arrivage, vous pouvez ajouter les différents produits reçus.
Pour ajouter un produit dans un arrivage, vous pouvez soit le sélectionner dans les listes déroulantes, soit saisir sa référence, soit scanner son code-barres.
Il suffit ensuite de saisir la quantité et de cliquer sur le bouton Ajouter.
Il y a autant de listes déroulantes que de types de taille, pour vous permettre d’ajouter facilement les quantités sur les différentes déclinaisons de vos produits.
A l’ajout du produit, vous pouvez également imprimer automatiquement le nombre d’étiquettes correspondant à la quantité saisie.

Le prix d’achat pré-saisi pour chaque produit est celui renseigné dans sa fiche produit. S’il est différent vous pouvez le modifier dans l’arrivage. C’est ce prix d’achat qui sera pris en compte dans la valorisation de votre stock en FIFO (first in first out).

Les produits ajoutés à l’arrivage ne sont pas encore considérés comme entrés en stock. Cela vous permet de pré-saisir vos commandes fournisseurs pour les valider uniquement lorsque vous aurez reçu la marchandise.

 

2/ Valider un arrivage

Pour valider un arrivage de marchandise (valider l’entrée en stock de vos produits), vous pouvez :
– soit cliquer sur le bouton « réceptionner » en face de chaque ligne produit (colonne Action),
– soit appuyer sur le bouton « Tout réceptionner ».

Afin de recouper parfaitement vos entrées stock avec vos factures fournisseurs, vous pouvez ajouter les frais annexes (frais de transport…) à la fin de chaque arrivage.

Une ligne produit dans un arrivage ne peut plus être déréceptionnée lorsque la quantité disponible du produit est inférieure à la quantité entrée en stock.
En revanche si vous validez le droit dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès : « Modifier les quantités d’un arrivage réceptionné », vous pourrez diminuer ou augmenter les quantités reçues dans la limite des stocks disponibles.
Attention, cette action pourra avoir des conséquences sur la valorisation de votre stock à une date antérieure.

Dans Produits/Arrivages, vous pouvez suivre le statut de réception de chaque arrivage.

 

 

3/ Conseils

Si vous ne souhaitez pas gérer vos fournisseurs dans votre compte Hiboutik, ou si un produit peut être acheté auprès de différents fournisseurs, vous pouvez sélectionner comme fournisseur pour votre arrivage : inconnu. Ainsi vous pourrez ajouter les produits reçus à partir de l’ensemble des références de votre base produits.

Si dans un arrivage, vous ne trouvez pas le produit dans la liste proposée :
– soit le produit n’est pas associé au fournisseur de l’arrivage,
– soit vous n’avez pas choisi de gérer le produit en stock dans sa fiche produit.

Si votre produit apparaît dans un menu déroulant mais qu’aucune case ne s’affiche pour renseigner la quantité, c’est que vous avez mal configuré vos tailles. Un produit est associé à un type de taille, et chaque type de taille est décliné dans plusieurs tailles. L’erreur que vous devez commettre est d’avoir créé vos tailles comme des types de taille.

Si vous utilisez la fonctionnalité des alertes de stock minimum, tous les produits de votre fournisseur ayant atteint la limite de stock minimum sont affichés. Vous pouvez les ajouter rapidement à votre arrivage.

Hiboutik vous offre la possibilité d’importer un arrivage via un fichier externe. L’import s’effectue dans un arrivage créé, et le fichier doit avoir 3 colonnes (dans cet ordre) : id produit, id taille, quantité.

 

Hiboutik est un logiciel de caisse enregistreuse complet qui vous permet de gérer simplement votre stock uniquement sur les produits que vous aurez choisis.

le hibou a écrit 75 articles