Gérer les droits d’accès

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Comment limiter les accès à certaines fonctionnalités du logiciel ? Comment responsabiliser certains utilisateurs pour en gérer d’autres ? Comment suivre les actions effectuées par les utilisateurs ? Voici les questions que vous pouvez vous poser sur votre système de caisse.
En effet, votre caisse enregistreuse regroupe un certain nombre d’informations sensibles (CA, marge…) auxquelles vous ne souhaitez pas forcement donner accès à vos salariés.
La caisse enregisteuse Hiboutik a été conçue pour que vous contrôliez entièrement son usage. Cet article vous explique comment configurer votre compte en fonction de vos utilisateurs.

 

1/ Gestion des accès

La configuration des accès à votre compte Hiboutik s’effectue dans la partie Paramètres/Gestion des accès. Pour chaque utilisateur, vous pouvez choisir les opérations qu’il pourra réaliser lorsqu’il sera connecté avec ses identifiants.

 

a/ Limiter les opérations sur les ventes

Afin d’éviter toute erreur ou fraude de la part d’un de vos salariés, vous pouvez limiter les actions qu’ils peuvent réaliser sur des ventes comme :
– Interdire de modifier le prix d’un produit, afin d’éviter des remises non autorisées. Le logiciel peut permettre uniquement de modifier le prix d’un produit si celui-ci à un prix de vente nul,
– Limiter la possibilité d’effectuer des retours-échanges qui peuvent conduire à des remboursements non justifiés,
– Empêcher la suppression d’une vente vide pour pouvoir analyser in fine les raisons de l’existence de ventes non finalisées,
– Interdire la suppression d’une ligne dans une vente,
– Autoriser l’impression d’un ticket de caisse uniquement lorsqu’une vente est clôturée,
– Diffuser de manière restreinte le code permettant d’effectuer une remise sur une vente,
– Gérer les utilisateurs autorisés à appliquer une remise ou un offert dans le cadre d’un programme de fidélité,
– Limiter l’accès à vos différents points de vente.

 

b/ Limiter la consultation d’informations sensibles

Votre logiciel de caisse gère un certain nombre d’informations auxquelles vous ne souhaitez pas donner accès à tous vos salariés. Vous pouvez ainsi limiter l’usage de votre compte Hiboutik aux seules fonctions nécessaires à la bonne exécution des tâches assignées à vos salariés, comme :
– Donner un accès uniquement aux ventes réalisées par l’utilisateur,
– Restreindre l’accès à la partie Clients ainsi que la possibilité de récupérer la base clients,
– Cacher les informations fournisseurs et les prix d’achats,
– Interdire la possibilité d’exporter la base produits,
– Réserver le suivi de la caisse (encaissements en espèces) aux seuls responsables,
– Choisir les synthèses accessibles par les utilisateurs,
– Gérer les utilisateurs habilités à corriger des écarts de stocks.

 

2/ Contrôler les actions réalisées

Le logiciel Hiboutik vous permet également de suivre l’activité de vos salariés en enregistrant les actions qu’ils effectuent comme la suppression de produits, la modification d’un moyen de paiement…
Pour les utilisateurs que vous souhaitez contrôler, vous devez cocher le droit « Enregistrer les actions réalisées sur les ventes » dans leur gestion des droits d’accès.

Pour consulter les logs sur les utilisateurs contrôlés, vous devez avec le droit « Télécharger les actions réalisées sur les ventes » coché dans la gestion de vos accès.

Les logs d’activité sont téléchargeables quotidiennement dans la synthèse journalière.

 

3/ Responsabiliser vos utilisateurs

Le logiciel Hiboutik vous permet de donner la possibilité à des responsables de gérer les droits d’accès d’utilisateurs sous leur responsabilité.

L’assignation d’un responsable à un utilisateur s’effectue dans Paramètres/Utilisateurs, en ouvrant la fiche de l’utilisateur concerné.

Dans Paramètres/Gestion des accès, en cochant le droit « Gérer les accès pouvant être accordés par un responsable », un nouvel onglet apparaitra dans la partie Paramètres, permettant de choisir les droits qu’un responsable peut modifier pour les utilisateurs de son équipe.

Dans les droits d’accès des responsables, il faudra cocher le droit « Gérer les accès des utilisateurs dont il est responsable ». Ainsi il pourra modifier les accès de son équipe dans la limite de ce que l’administrateur lui aura autorisé.

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