Importer ses produits

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Cet article vous explique comment importer rapidement votre base produits dans Hiboutik.

Si vous êtes déjà équipé d’un logiciel, l’éditeur de votre solution doit pouvoir simplement vous exporter votre base de données dans un fichier type CSV (ou format tableur).

L’import dans Hiboutik s’effectue via un fichier type. Si vos produits ont des déclinaisons, un second import sera nécessaire pour envoyer les données spécifiques de vos déclinaisons (codes-barres, prix, points…).

 

1/ Importer les produits

Pour importer et exporter vos données, vous devez activer le droit dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès : « Gérer les fichiers exports et imports produits » (section Produits).

Dans Produits/Importer-Exporter, vous trouverez une section « Importer les données produits ».

Dans cette section récupérez le fichier type (CSV, séparateur ; et encodage UTF-8), que vous pouvez ouvrir dans votre tableur (ex : Excel).

Remplissez le et importez le.
Idéalement, le fichier importé doit être un fichier CSV avec comme séparateur de données le point virgule (;) et comme encodage UTF-8 (pour bien récupérer les caractères spéciaux comme les lettres accentuées).

Un tableau récapitulera les données importées, avec les éventuelles erreurs.
Vérifiez le avant d’importer définitivement les données dans votre compte.

Les différentes colonnes du fichier type sont les suivantes :

Intitulé

Remarques

Libellé*

Nom de votre produit/prestation.

ID Catégorie

Identifiant de la catégorie ou sous-catégorie du produit (disponible dans Produits/Paramètres produits/Catégories).
Vous pouvez également indiquer directement le nom de la catégorie d’appartenance. Si elle n’est pas reconnue parmi les catégories de votre compte, alors la ligne sera en erreur.

ID Marque

Identifiant de la marque du produit (disponible dans Produits/Paramètres produits/Marques).
Vous pouvez également indiquer directement le nom de la marque. Si elle n’est pas reconnue parmi les marques de votre compte, alors la ligne sera en erreur.

Prix d’achat HT

Prix d’achat HT de votre produit/prestation (utilisé pour pré-remplir vos arrivages et calculer votre marge).

ID Fournisseur

Identifiant du fournisseur du produit (disponible dans Produits/Paramètres produits/Fournisseurs).
Vous pouvez également indiquer directement le nom du fournisseur. Si ce fournisseur n’est pas reconnu parmi les fournisseurs de votre compte, alors la ligne sera en erreur.

Ref. fournisseur

Référence du produit chez votre fournisseur.

Prix de vente*

Prix de vente de votre produit/prestation (TTC ou HT en fonction de la configuration initiale de votre compte).

ID taxe*

Identifiant de la taxe auquel le produit est soumis (disponible dans Paramètres/Taux de TVA).

Vous pouvez également indiquer directement le taux de taxe du produit (au format 20 % ou 0,2 ou 0.2). Si ce taux n’est pas reconnu parmi les taux de votre compte, alors la ligne sera en erreur.

Code-barres

Code-barres de votre produit, sinon un code-barres par défaut sera attribué au produit par Hiboutik. Le code-barres doit avoir au minimum 8 caractères.

Gestion stock

0 si pas de gestion de stock sur le produit (le produit pourra alors être vendu directement et vous n’aurez qu’un suivi des ventes).
1 si le produit est géré en stock (le produit devra faire l’objet d’un arrivage stock avant d’être vendu).

ID Type de déclinaison

Identifiant du type de déclinaison du produit (disponible dans Produits/Paramètres produits/déclinaisons).
Vous pouvez également indiquer directement le nom du type de déclinaison. S’il n’est pas reconnue parmi les types de déclinaison de votre compte, alors la ligne sera en erreur.
Hiboutik comprendra alors que votre produit se décline selon les déclinaisons du type de déclinaison spécifié.
Les informations propres aux déclinaisons font l’objet d’un second import.

 

Voici un exemple pour récupérer les identifiants des catégories :

 

Remarques :
– Les champs obligatoires sont marqués d’une étoile.
– Si vous n’êtes pas concerné par l’une des colonne, laissez la vide. Respectez l’ordre des colonnes.
– Si vous ne choisissez pas l’import par identifiants, les noms doivent être strictement identiques (Majuscules, minuscules, accents…) à ceux saisis dans Hiboutik.

Astuces :
– La fonction «  Remplacer par » de votre tableur peut être très utile pour par exemple substituer une valeur (Catégorie X) par un identifiant (Y).
– Si le fichier CSV ne s’ouvre pas correctement dans votre tableur, faites une simple recherche sur internet (ex : Excel ouverture CSV) et suivez le guide.

 

2/ Importer les informations spécifiques aux déclinaisons

Si les déclinaisons du produit ont des données spécifiques par rapport au produit tête (ex : prix et/ou points fidélité différents) ou des codes-barres spécifiques, allez dans la section « Importer les données produits par déclinaisons » (dans Produits/Importer-Exporter).

Téléchargez le fichier type (CSV, séparateur ; et encodage UTF-8), remplissez le et importez le au format CSV (séparateur ; et encodage UTF-8).

Dans le fichier, la liaison entre les déclinaisons et le produit tête s’effectue soit sur l’ID, soit sur le code-barres, soit sur la référence fournisseur du produit tête.

Un tableau récapitulera les données importées, avec les éventuelles erreurs.
Vérifiez le avant d’importer définitivement les données dans votre compte.

Les différentes colonnes du fichier type sont les suivantes :

Intitulé

Remarques

ID, codes-barres ou ref. fournisseur du produit tête*

Saisir l’ID (identifiant), le code-barres ou la référence fournisseur du produit tête pour lier les informations de la déclinaison au produit concerné.

Code-barres

À saisir uniquement si le produit à un code-barres spécifique. Le code-barres doit avoir au minimum 8 caractères.

Déclinaison

Identifiant de la déclinaison du produit (disponible dans Produits/Paramètres produits/Déclinaisons).
Vous pouvez également indiquer directement le nom de la déclinaison. Si elle n’est pas reconnue parmi les déclinaisons de votre compte, alors la ligne sera en erreur.

Prix d’achat HT

À saisir uniquement si différent du produit de tête.

Prix de vente

À saisir uniquement si différent du produit de tête.

 

Dans Produits/Importer-Exporter, il est également possible d’importer les Tags produits et les Alertes stock.

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