Importer ses produits

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Beaucoup d’entre vous disposent déjà d’un système de caisse et il peut être parfois fastidieux de récréer tous les produits de votre commerce dans la caisse enregistreuse Hiboutik.
Cet article vous explique comment importer rapidement vos données produits dans votre compte Hiboutik.

 

1/ Récupérer vos données de votre ancien système
Normalement, votre solution actuelle doit vous permettre d’exporter votre base de produits, sinon nous vous invitons à contacter l’éditeur de votre solution de caisse.
L’export se présente généralement sous la forme d’un fichier .csv (fichier contenant des données séparées par des virgules ou point-virgules). Ce fichier est ensuite facilement exploitable dans un tableur tel qu’Excel.

 

2/ Télécharger le fichier type d’import d’Hiboutik
Pour importer et exporter vos données, vous devez avoir le droit d’accès dans Paramètres/Gestion des accès : Gérer les fichiers exports et imports (Onglet Produits/Paramètres des produits)

Dans la partie Produits/Paramétrages, cliquez sur l’onglet « Importer des données» et téléchargez le fichier type.
Le fichier type est un fichier .csv que vous pouvez exploiter dans un tableur (en effectuant importer Données/A partir d’un fichier texte).
Les données de ce fichier type sont séparées par des points-virgules et l’encodage du fichier est l’UTF-8 (pour récupérer correctement les caractères accentués).

 

3/ Récupérer les identifiants de vos catégories, marques, fournisseurs, taux de taxe et types de taille d’Hiboutik
En créant vos catégories ou sous-catégories (Produits/Paramétrages, onglet Catégories), un identifiant (ID) lui est associé dans Hiboutik.
identifiant-categorie
Il en est de même pour les fournisseurs, marques, types de taille et taux de taxe (Paramètres, onglet taux de taxe)
Ces identifiants seront ceux à reporter dans le fichier d’import pour identifier la catégorie d’appartenance, le fournisseur, la marque, le type de taille et le taux de taxe de chaque ligne produit.

 

4/ Préparer votre fichier d’import
Il vous suffit ensuite de faire correspondre vos données exportées de votre ancien système dans les colonnes du fichier type, qui sont :
– Le libellé des produits,
– L’identifiant de catégorie du produit que vous aurez récupéré dans votre compte Hiboutik,
– L’identifiant de marque du produit que vous aurez récupéré dans votre compte Hiboutik,
– Le prix d’achat HT,
– L’identifiant du fournisseur du produit que vous aurez récupéré dans votre compte Hiboutik,
– La référence fournisseur,
– Le prix de vente (TTC ou HT en fonction de la configuration initiale de votre compte),
– L’identifiant du taux de taxe du produit que vous aurez récupéré dans votre compte Hiboutik,
– Le code-barres du produit,
– Le choix d’une gestion en stock du produit (1 si géré en stock, sinon 0),
– L’identifiant du type de taille du produit que vous aurez récupéré dans votre compte Hiboutik si le produit à une déclinaison de tailles.

Les données nécessaires à importer sont : le libellé du produit, son prix de vente et son id de taxe. Toutes les autres données sont facultatives.

Pour vous faciliter la préparation de votre fichier d’import, nous vous conseillons d’utiliser la fonction Remplacer de votre tableur qui permet rapidement de remplacer une valeur par une autre.
ex : Si votre Catégorie X a pour identifiant 3, utilisez Remplacer « catégorie X » par « 3 ».

Pour finir, enregistrez le fichier de vos produits en .csv.

 

5/ Importer votre fichier dans Hiboutik
Dans la partie Produits/Paramétrages, cliquez sur l’onglet « Importer des données », sélectionnez votre fichier de produits sur votre ordinateur et appuyez sur le bouton « télécharger ».
Un tableau récapitule les produits que vous souhaitez importer dans votre compte.
Vérifiez que les données sont justes et validez l’import définitif de vos produits.
Cette opération est définitive et créera les produits dans votre compte Hiboutik.

 

6/ Un exemple
Nous allons importer 2 produits :
– L’article Veste bleue, appartenant à la catégorie Vêtement (id =2), avec un prix d’achat de 100 eur HT, un prix de vente de 250 eur TTC, un taux de taxe de 20% (id=1), et un type de taille Veste (id=2).
– et l’article Cravate rose, appartenant à la catégorie Accessoires (id =3), avec un prix d’achat de 15 eur HT, un prix de vente de 35 eur TTC, un taux de taxe de 20% (id=1), un fournisseur Made in Italy (id=1) et une référence fournisseur CR230.

Le fichier type rempli donne le résultat suivant que nous enregistrons en .csv dans notre tableur.

exemple-import

Puis nous procédons à l’import dans Hiboutik. Et nous validons la création des produits.

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Bonne intégration!

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