Beaucoup d’entre vous disposent déjà d’un système de caisse et il peut être parfois fastidieux de récréer tous les produits de votre commerce dans la caisse enregistreuse Hiboutik.
Cet article vous explique comment importer rapidement vos données produits dans votre compte Hiboutik.
1/ Récupérer les données de votre ancien système
Normalement, votre solution actuelle doit vous permettre d’exporter votre base de produits, sinon nous vous invitons à contacter l’éditeur de votre solution de caisse.
L’export se présente généralement sous la forme d’un fichier .CSV (fichier contenant des données séparées par des virgules, des point-virgules ou des tabulations). Ce fichier peut s’ouvrir dans un tableur comme Excel.
2/ Télécharger le fichier type d’import dans Hiboutik
Pour importer et exporter vos données, vous devez activer le droit dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès : « Gérer les fichiers exports et imports » (section Produits).
Dans Produits/Importer-Exporter, cliquez sur l’onglet « Importer les données» et téléchargez le fichier type.
Le fichier type est un fichier .CSV que vous pouvez ouvrir dans un tableur comme Excel (ouvrez le via la fonction importer Données/A partir d’un fichier texte).
Les données de ce fichier type sont séparées par des points-virgules et l’encodage du fichier est UTF-8 (pour récupérer correctement les caractères).
Dans ce fichier type, vous trouverez les différentes colonnes à remplir pour importer vos données dans Hiboutik.
3/ Récupérer les identifiants de vos catégories, marques, fournisseurs, taux de taxe et types de taille dans Hiboutik
Dans Hiboutik, un identifiant (ID) est associé à chaque catégorie ou sous-catégorie (Produits/Paramètres produits/Catégories).
Il en est de même pour chaque fournisseur, marque, type de taille et taux de taxe (Paramètres/Taux de TVA).
Ces identifiants doivent être reportés dans le fichier d’import pour identifier la catégorie d’appartenance, le fournisseur, la marque, le type de taille et le taux de taxe de chaque ligne produit. Seuls les identifiants sont acceptés.
4/ Préparer votre fichier d’import
Vous pouvez à présent créer des liens entre le fichier type et le fichier de données que vous avez récupéré de votre ancien système.
Pour chaque ligne produit, les différents champs à remplir sont:
– le libellé du produit,
– l’identifiant de catégorie du produit (à récupérer dans Produits/Paramètres produits/Catégories),
– l’identifiant de marque du produit (à récupérer dans Produits/Paramètres produits/Marques),
– le prix d’achat HT,
-l’identifiant du fournisseur du produit (à récupérer dans Produits/Paramètres produits/Fournisseurs),
– la référence fournisseur,
– le prix de vente (TTC ou HT en fonction de la configuration initiale de votre compte),
– l’identifiant du taux de taxe du produit (à récupérer dans Paramètres/Taux de TVA),
– le code-barres du produit,
– le choix d’une gestion en stock du produit (1 si géré en stock, sinon 0),
– l’identifiant du type de taille du produit (à récupérer dans Produits/Paramètres produits/Tailles et types de taille; sinon 0 si le produit n’a pas de déclinaison).
Les champs obligatoires à saisir sont : le libellé du produit, son prix de vente et son identifiant de taxe. Toutes les autres données sont facultatives.
Dans un tableur, la fonction « Remplacer par » peut être très utile pour par exemple substituer une valeur (Catégorie X) par un identifiant (Y).
Pour finir, enregistrez votre fichier (idéalement en .CSV avec comme séparateur ;).
5/ Importer votre fichier dans Hiboutik
Dans Produits/Importer-Exporter, cliquez sur l’onglet « Importer les données », et importez le fichier que vous venez de créer.
Un tableau récapitule l’ensemble des données à importer.
Vérifiez les données et validez l’import de vos produits. Cette opération est irréversible.
6/ Un exemple
Nous allons importer 2 produits :
– L’article Veste bleue, appartenant à la catégorie Vêtement (id =2), avec un prix d’achat de 100 eur HT, un prix de vente de 250 eur TTC, un taux de taxe de 20% (id=1), et un type de taille Veste (id=2).
– et l’article Cravate rose, appartenant à la catégorie Accessoires (id =3), avec un prix d’achat de 15 eur HT, un prix de vente de 35 eur TTC, un taux de taxe de 20% (id=1), un fournisseur Made in Italy (id=1) et une référence fournisseur CR230.
Le fichier type rempli donne le résultat suivant, et nous l’enregistrons en .CSV.
Puis nous procédons à l’import dans Hiboutik. Et nous validons la création des produits.
Bonne intégration!