Gestion de l’inventaire et valorisation du stock

inventaire

 

Un inventaire permet de vérifier l’état de votre stock, d’identifier la démarque et de valoriser vos marchandises immobilisées.
La réalisation d’un inventaire, processus souvent fastidieux, est néanmoins obligatoire à la clôture d’un exercice fiscal.
Le logiciel de caisse Hiboutik gère vos mouvements de marchandises, mais propose également un module d’inventaires pour corriger vos éventuels écarts de stock.

 

1/ Réalisation de l’inventaire

Avant toute valorisation, il va falloir vérifier que les quantités en stock dans votre compte Hiboutik sont justes. Il n’y  pas de raccourci, il faut vérifier référence par référence que le stock réel est égal au stock théorique.
Cependant, vous n’avez pas besoin d’attendre le jour de clôture de votre exercice fiscal, pour commencer à vérifier l’état de votre stock. Vous pouvez anticiper votre inventaire.  Il suffit à instant t de vérifier que le stock théorique X et bien égal au stock réel (compté) Y. Si un écart est constaté, alors (Y-X) est enregistré pour être ensuite éventuellement corrigé.
Cela vous permet donc de réaliser des inventaires flottants au cours de l’année.

Pour pouvoir effectuer un inventaire dans votre compte Hiboutik vous devez vous attribuer les droits dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès, en cochant dans la partie Gestion du stock, les droits :
– Consulter et modifier les inventaires,
– et Valider un inventaire.

Dans la partie Produits, en face de chaque produit géré en stock, un icône Inv. Stock (inv_stock) apparait.
En cliquant sur cet icône vous pouvez saisir pour chaque déclinaison du produit la quantité réelle comptée.

Si un écart est constaté alors ce dernier est reporté dans l’onglet Produits/Inventaire.

Pour simplifier votre inventaire, vous pouvez classer les produits à comptabiliser par catégorie, marque, fournisseur…en utilisant la recherche avancée (bouton Paramètres de recherche).

 

2/ Validation de l’inventaire

Lorsque votre inventaire est effectué (en totalité ou en partie), vous retrouvez donc tous les écarts constatés dans la partie Produits/Inventaire.
A cet instant, les stocks ne sont pas encore mis à jour.

Il faut appuyer sur le bouton en bas des tableaux « Corriger les écarts de stock ». Cette opération est irréversible et mettra à jour vos stocks de la façon suivante :
– pour les écarts positifs (quantité réelle supérieure à la quantité théorique) un arrivage fournisseur est créé et validé pour les références concernées (avec comme prix d’achat celui renseigné dans la fiche des produits),
– pour les écarts négatifs (quantité réelle inférieure à la quantité théorique) une vente (dont tous les prix des produits seront à 0) est créée et validée. Dans les commentaires de cette vente, une valorisation de la perte (au prix d’achat des produits) est calculée. Afin de pouvoir mieux suivre votre démarque, nous vous conseillons d’attribuer cette vente à un client Défectueux par exemple.

 

3/ Valorisation du stock

A tout instant, vous pouvez récupérer la situation de votre stock (Recherche sur la base produits, puis « Générer un fichier exportable ») et le valoriser à partir des prix d’achat renseignés sur les fiches produits.
Pour les comptes ayant souscrit à l’option Premium, vous pouvez avoir une valorisation en FIFO (prise en compte de l’évolution des prix d’achats de vos produits) de votre stock à n’importe quel jour de l’année dans Synthèse/Stock. Ainsi courant Janvier, vous pourrez consulter la valorisation de votre stock au 31/12 de l’année précédente.

Les écarts de stock constatés lors de l’inventaire sont enregistrés au jour de la validation de l’inventaire. Ainsi, si vous validez votre inventaire avant le 31/12 alors les écarts seront bien pris en compte dans la valorisation de votre stock au 31/12.

En revanche, si vous validez vos écarts d’inventaire après le 31/12, vous devrez faire un retraitement comptable pour obtenir la valorisation exacte de votre stock au 31/12.
Le montant de la démarque est indiqué dans les commentaires de la vente validée pour les écarts négatifs. Ce montant sera donc à déduire de votre valorisation de stock au 31/12.
L’arrivage produit créé pour les écarts positifs vous indiquera une valeur d’achat qu’il faudra ajouter à la valorisation de votre stock au 31/12.

 

Dans la partie synthèse vous trouverez toutes les statistiques utiles pour analyser l’évolution de votre activité sur l’année. Gérer son stock avec la caisse enregistreuse Hiboutik n’a jamais été aussi simple.

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