Les paiements

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Lors de sa création, votre compte Hiboutik est configuré avec les moyens de paiement les plus fréquents de votre pays.
ex : CB pour carte bancaire, CHE pour chèque, et ESP pour espèces.

Le moyen de paiement DIV est par défaut sur tous les comptes. Il permet de faire de l’encaissement multiple (ex : vente réglée en espèce et en carte bancaire) ou pour un montant différent du montant de la vente.

Si vous souhaitez ajouter de nouveaux moyens de paiement (tickets restaurant, chèques vacances, cartes partenaires…), vous devez en faire la demande à notre service client (icône enveloppe en haut à droite de votre compte), qui les créera sur votre compte.

Dans la partie « Paramètres/Modes de paiement », vous pouvez :
– choisir les moyens de paiement qui s’afficheront sur votre caisse,
– choisir le moyen de paiement par défaut,
– choisir les moyens de paiement qui ouvriront votre tiroir-caisse,
– et modifier l’ordre d’affichage de vos moyens de paiement.

 

1/ Procédure d’encaissement immédiat

Pour encaisser une vente avec un règlement immédiat, vous pouvez :

– soit cliquer sur le bouton « Paiement » de la vente. Vous devrez alors sélectionner le moyen d’encaissement utilisé. Si la vente est payée avec plusieurs moyens de paiement ou si le montant de l’encaissement est différent du montant de la vente (ex : pourboires), vous devrez alors utiliser le type de paiement DIV,

– soit valider directement la vent avec le bouton « Valider la vente ». Le moyen d’encaissement retenu sera alors celui par défaut pour une valeur égale à la totalité du montant de la vente. Si ce bouton n’apparaît pas directement sur la vente, vous devez activer le droit dans « Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès »: « Afficher un bouton permettant de clôturer la vente sans passer par l’étape Paiement ».

Exemple : si le montant total de la vente est de 100 euros et que le client souhaite payer la moitié en espèces et l’autre moitié en carte bancaire, et laisser un pourboire de 2 euros, vous devez suivre les étapes suivantes :
– choisir DIV comme moyen de paiement,
– ajouter un paiement ESP pour 50 euros,
– ajouter un paiement CB pour 52 euros,
– et clôturer la vente.

Les écarts entre le montant de la vente et le montant de l’encaissement sont récapitulés dans votre synthèse journalière (section « Ecarts et Service »).

 

2/ Procédure d’encaissement différé

Le logiciel de caisse Hiboutik vous permet également de saisir des dates de paiement différées pour vos encaissements en activant le droit « Autoriser la saisie de paiements différés » dans « Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès ».

Via le mode de paiement DIV, vous pourrez alors saisir pour chaque moyen de paiement une date d’échéance (date à laquelle le paiement est exigible). Si le champ n’est pas rempli, le paiement est considéré comme immédiat.

 Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit d’une vente dont :
– 50 euros ont été réglés immédiatement en espèces,
– et 50 euros seront réglés pour le 31 Mai en chèque.

A l’échéance, lorsque vous recevez le règlement, vous devez le valider dans la section Clients/A payer. Il vous sera possible de modifier la date réelle d’encaissement.

Dans votre synthèse quotidienne, vous trouverez :
– la liste des paiements différés encaissés sur la journée (paiements validés dans « Clients/A payer »),
– et la liste des paiements différés arrivés à échéance. Il s’agit des paiements qui devraient être mis en recouvrement à la date sélectionnée.

 

3/ Quelques conseils

Équilibrez vos encaissements : Vos encaissements sur une vente doivent être au moins égales au montant de la vente. Si ce n’est pas le cas, vous aurez alors des écarts entre votre chiffre d’affaire et vos recoupements bancaires, que vous retrouverez dans la section « Ecarts et Service » de la Synthèses/Quotidienne.

Ne confondez pas chiffre d’affaire et moyen de paiement : un moyen de paiement ne peut pas être une remise qui viendrait en déduction dans une vente. Par exemple, si votre client vous paye avec un bon cadeau d’un partenaire (qui vous remboursera ensuite tout ou partie du bon cadeau), vous ne devez pas déduire dans la vente le bon cadeau, mais le considérer comme un moyen de paiement. A contrario, un bon cadeau que vous émettez, doit être déduit comme une remise dans la vente et non comme un moyen de paiement.

Vérifiez vos encaissements : Les erreurs lors de l’affectation d’un mode de paiement à une vente sont courantes. A la fermeture de votre commerce, comparez toujours les montants encaissés (remises en banque, espèces en caisse, chèques…) avec les valeurs indiquées sur votre X de caisse. Une vente ayant un moyen de paiement mal affecté peut être très facilement corrigée, en retournant sur la vente, en cliquant sur le bouton « Paiement » et en modifiant son moyen de paiement.
Attention, si vous avez clôturé votre journée (Z de caisse), cette modification ne sera plus possible.

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