La gestion des paiements

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Par défaut, à la création de votre compte Hiboutik, les moyens de paiement les plus fréquents sont ajoutés de manière automatique en fonction de votre pays.
ex : Dans le cas de la France, les moyens de paiement suivants sont créés : CB pour carte bancaire, CHE pour chèque, et ESP pour espèces.

Le moyen de paiement DIV est par défaut sur tous les comptes. Il permet de faire de l’encaissement multiple (ex : vente réglée en espèce et en carte bancaire) ou pour un montant différent du montant de la vente.

Si vous souhaitez ajouter de nouveaux moyens de paiement (tickets restaurant, chèques vacances, cartes partenaires…), vous devez en faire la demande à notre service client, qui les ajoutera à votre compte. Vous pouvez contacter notre service client en cliquant sur l’enveloppe en haut à droite de votre compte ou via le formulaire de contact sur le site Internet d’Hiboutik.

Dans la partie Paramètres/Modes de paiement, vous pouvez :
– choisir les moyens de paiement qui s’afficheront sur votre caisse,
– choisir le moyen de paiement par défaut,
– choisir les moyens de paiement qui ouvriront votre tiroir-caisse.

 

1/ Procédure d’encaissement immédiat

Pour encaisser une vente avec règlement immédiat, vous avez la possibilité :
– soit de la clôturer directement (bouton « Clôturer » de la vente). Le moyen d’encaissement retenu sera alors celui par défaut pour une valeur égale à la totalité du montant de la vente,
– soit de cliquer sur le bouton « Paiement » de la vente. Vous devrez alors cliquer sur le moyen d’encaissement souhaité. Si la vente est payée avec plusieurs moyens de paiement ou si le montant de l’encaissement est différent du montant de la vente (ex : pourboires), vous devrez alors utiliser le type de paiement DIV.

Exemple : si le montant total de la vente est de 100 euros et que le client souhaite payer la moitié en espèces et l’autre moitié en carte bancaire, et laisser un pourboire de 2 euros, vous devez suivre les étapes suivantes :
– choisir DIV comme moyen de paiement,
– ajouter un paiement ESP pour 50 euros,
– ajouter un paiement CB pour 52 euros,
– et clôturer la vente.

Les écarts entre le montant de la vente et le montant de l’encaissement sont récapitulés dans votre synthèse journalière.

 

2/ Procédure d’encaissement différé

Le logiciel de caisse Hiboutik vous permet également de saisir des dates de paiement différées pour vos encaissements en activant le droit « Autoriser la saisie de paiements différés » dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès.

Via le mode de paiement DIV, vous pourrez alors saisir pour chaque moyen de paiement une date d’échéance (date à laquelle le paiement est théoriquement exigible). Si le champ n’est pas rempli, le paiement est considéré comme immédiat.

 Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit d’une vente dont :
– 50 euros ont été réglés à date en espèces,
– et 50 euros restant à régler pour le 31 Mai en chèque.

A l’échéance, lorsque vous recevez le règlement, vous devez le valider dansla section Clients/A payer.

Dans votre synthèse quotidienne, vous trouverez :
– la liste des paiements différés encaissés sur la journée (paiements validés dans Clients/A payer),
– et la liste des paiements différés arrivés à échéance. Il s’agit des paiements qui devraient être mis en recouvrement à la date sélectionnée.

 

3/ Quelques conseils

  Équilibrez vos encaissements : pour des raisons comptables, vos encaissements sur une vente doivent être au moins égal au montant de la vente. Si ce n’est pas le cas, vous aurez alors des écarts entre votre chiffre d’affaire et vos recoupements bancaires.

Ne confondez pas chiffre d’affaire et moyen de paiement : un moyen de paiement ne peut pas être une remise qui viendrait en déduction dans une vente. Par exemple, si votre client vous paye avec un bon cadeau d’un partenaire (qui vous remboursera ensuite tout ou partie du bon cadeau), vous ne devez pas déduire dans la vente le bon cadeau, mais le considérer comme un moyen de paiement.

Vérifiez vos encaissements : Les erreurs lors de l’affectation d’un mode de paiement à une vente sont courantes. A la fermeture de votre commerce, comparez toujours les montants encaissés (remises en banque, espèces en caisse, chèques…) avec les valeurs indiquées sur votre X de caisse. Une vente ayant un moyen de paiement mal affecté peut être très facilement corrigée, en retournant sur la vente, en cliquant sur le bouton « Paiement » et en modifiant son moyen de paiement.
Si vous avez clôturé manuellement votre journée (Z de caisse), cette modification n’est plus possible.

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