Numérotation des ventes

numerotation-ventes

 

Les tickets émis par le logiciel de caisse Hiboutik sont numérotés selon une série croissante ininterrompue.

 

1/ Petit rappel sur les tickets de caisse

Dans la plupart des pays, la remise d’un ticket de caisse n’est pas obligatoire pour les ventes à des particuliers. Mais il est conseillé de l’effectuer ne serait-ce que pour vous faciliter la gestion de votre commerce (suivi des retours, des garanties…).
Un ticket de caisse est un justificatif d’achat. Ce n’est pas une facture.

Chaque pays à ses spécificités et il serait exhaustif de toutes les lister. Voici quelques exemples :

– en France, la remise d’un justificatif de vente est obligatoire pour toutes les prestations de services supérieures à 25 eur TTC.
En ce qui concerne la vente de marchandises, il n’y a aucune obligation de remettre un ticket de caisse. En revanche si votre client, vous demande une facture, vous devez lui en remettre une.
Pour plus d’information sur la réglementation concernant les tickets de caisse, nous vous invitons à lire l’article « Bien afficher ses prix et respecter la loi sur les tickets de caisse » de ce blog.

– en Belgique, l’émission d’un ticket de caisse est obligatoire pour les professionnels de la restauration (via un système de caisse agréé) ainsi que pour les stations de lavage de véhicules.

 

2/ Petit rappel sur la numérotation des factures

Une facture doit comporter des mentions obligatoires et notamment un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue.
La numérotation peut être établie par séries distinctes si les conditions d’exercice le justifient (ex : plusieurs sites de facturation).
La numérotation peut contenir un préfixe comme l’année et le mois (ex : 2014-10-043 indiquant qu’il s’agit de la 43ème facture émise sur le mois d’octobre 2014).

Dans Hiboutik, le principe de numérotation des factures est appliqué aux tickets de caisse. A défaut d’obligation légale, cela permet de garantir un enregistrement fiable et certain des ventes réalisées.

 

3/ Comment les ventes sont-elles numérotées dans Hiboutik ?

A l’ouverture d’une vente, la vente (ou commande) prend un numéro incrémental (+1) par rapport à la dernière vente créée.

A la clôture d’une vente, la vente validée est associée à un nouveau numéro unique issu d’une série continue et chronologique. Ce numéro est incrémental (+1) par rapport à la dernière vente validée sur le point de vente.

La numérotation des ventes validées est donc à distinguer de la numérotation des ventes créées.
Plusieurs raisons liées au risque de discontinuité explique cette distinction:
– plusieurs ventes peuvent être gérées simultanément (cas de la restauration avec service à table) et validées dans un ordre chronologique différent de l’ordre de création,
– des ventes créées peuvent être supprimées: vente ouverte non utilisée, vente/commande supprimée car non payée (pré-commande, vente web),…
– les devis suivent la même numérotation que les ventes créées, et peuvent ne pas aboutir sur une vente réelle,
– plusieurs points de vente au sein d’un même compte (multi-boutique) utiliseront les mêmes bases de données et suivront donc la même numérotation des ventes créées, mais auront besoin d’une numérotation propre de leurs ventes validées (structures juridiques distinctes, suivi par site de facturation…).

Hiboutik maintient une numérotation des ventes créées car elle permet de revenir simplement sur des ventes en attente et gérer des activités complexes (devis, ventes en ligne…).

C’est l’action de valider (clôturer) la vente qui déclenche donc la numérotation continue de vos ventes.

Sur le Z de caisse quotidien, le numéro continu et chronologique de chaque vente y est indiqué.

 

4/ Quel est le format de la numérotation continue des ventes validées ?

La numérotation des ventes validées est sous la forme : AAAA-MM-BB-XXX où AAAA-MM est le mois et l’année de validation du ticket, BB est l’identifiant de la boutique sur laquelle la vente a été réalisée, et XXX est le numéro incrémental de la vente validée sur le mois concerné.
ex : la vente ayant le numéro 2014-10-2-340 est la 340ème vente validée sur le mois d’octobre 2014 réalisée dans la boutique portant l’identifiant 2.

 

5/ Comment imprimer le numéro de la vente sur le ticket de caisse ?

Le logiciel de caisse Hiboutik permet d’imprimer un ticket de caisse provisoire (proforma, addition…) avant la validation d’une vente. Sur ce ticket de caisse provisoire seule la référence de la vente s’imprime (numéro de la vente créée), et non le numéro définitif du ticket puisque la vente n’est pas encore validée.

En revanche, sur le ticket de caisse définitif, imprimée après la validation d’une vente, il s’imprime automatiquement le numéro de la vente validée issu d’une série chronologique et continue. Seuls ces derniers tickets ont une valeur comptable.

 

6/ A quoi sert la numérotation continue des ventes ?

La numérotation continue et chronologique des ventes validées a un intérêt purement administratif. Elle permet de garantir que l’enregistrement de vos ventes est fiable.

Dans l’exploitation de votre compte Hiboutik (recherche de ventes,…) c’est le numéro de la vente créée qui est utilisé.

 

7/ Quelle est la numérotation utilisée pour les factures dans Hiboutik ?

De même que pour le ticket de caisse, une facture ne peut être imprimée que lorsque la vente a été clôturée. Sinon vous ne pourrez imprimer qu’un document proforma (document provisoire).

Les factures partagent la même séquence de numérotation continue et chronologique que les ventes validées.

 

Hiboutik respecte donc la numérotation des documents commerciaux (tickets de caisse, factures) selon une série chronologique et continue.
Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre expert-comptable afin de vérifier que la législation propre à votre situation soit correctement prise en compte.

le hibou a écrit 83 articles