Numérotation des ventes

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Les autorités fiscales de certains pays conseillent que les tickets émis par une caisse enregistreuse ou un système de caisse informatisé soient numérotés selon une série croissante ininterrompue.
Le logiciel de caisse enregistreuse Hiboutik vous permet de satisfaire à cette règle.

 

1/ Petit rappel sur les tickets de caisse

Dans la plupart des pays, la remise d’un ticket de caisse n’est pas obligatoire pour les ventes à des particuliers. Mais il est conseillé de l’effectuer ne serait-ce que pour vous faciliter la gestion de votre commerce.
Un ticket de caisse est un justificatif d’achat. Ce n’est pas une facture.

Chaque pays à ses spécificités et il serait exhaustif de toutes les lister. Voici quelques exemples :
– en France, la remise d’un justificatif de vente est obligatoire pour toutes les prestations de services supérieures à 25 eur TTC. En ce qui concerne la vente de marchandises, il n’y a aucune obligation de remettre un ticket de caisse. En revanche si votre client, vous demande une facture, vous devez lui en remettre une. Pour plus d’information sur la réglementation concernant les tickets de caisse, nous vous invitons à lire l’article « Bien afficher ses prix et respecter la loi sur les tickets de caisse » de ce blog.
– en Belgique, l’émission d’un ticket de caisse est obligatoire pour les professionnels de la restauration (via un système de caisse agréé) ainsi que pour les stations de lavage de véhicules.

 

2/ Petit rappel sur la numérotation des factures

Une facture doit comporter des mentions obligatoires et notamment un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue.
La numérotation peut être établie par séries distinctes si les conditions d’exercice le justifient (ex : plusieurs sites de facturation).
La numérotation peut contenir un préfixe comme l’année et le mois (ex : 2014-10-043 indiquant qu’il s’agit de la 43ème facture émise sur le mois d’octobre 2014).
L’idée de cet article est de transposer la numérotation des factures aux tickets de caisse. A défaut d’obligation légale, cela permet de garantir un enregistrement fiable et certain des ventes réalisées.

 

3/ Qu’est-ce que la numérotation continue des ventes dans Hiboutik ?

Le logiciel Hiboutik applique la numérotation continue des ventes.
Ce numéro continu et chronologique s’incrémente à chaque fois qu’une vente est validée. La numérotation des ventes validées est donc à distinguer de la numérotation des ventes créées.

Explication :
A chaque création d’une vente, cette dernière prend le numéro de la vente précédente créée incrémenté de 1. Hors certaines ventes ouvertes (ticket ouvert) peuvent ne pas aboutir (vente non honorée par le client, vente ouverte par erreur, …) ou être attribuées à un autre point de vente (cas des multi-boutiques). Ainsi il peut se créer une discontinuité dans la numérotation des ventes créées qui sont effectivement validées sur le point de vente.
Pour obtenir une numérotation continue des ventes validées, il est donc nécessaire d’attribuer le numéro incrémental continu à la clôture de la vente.
Cette numérotation des ventes validées doit être gérée en parallèle de la numérotation des ventes créées, car à défaut une vente en attente créée antérieurement à la dernière vente validée ne pourrait pas être finalisée.
C’est l’action de valider (clôturer) la vente qui déclenche donc la numérotation continue de vos ventes.
Sur le Z de caisse quotidien, le numéro continu et chronologique de chaque vente y est indiqué.

 

4/ Quel est le format de la numérotation continue des ventes validées ?

La numérotation des ventes validées est sous la forme : AAAA-MM-BB-XXX où AAAA-MM est le mois et l’année de validation du ticket, BB est l’identifiant de la boutique sur laquelle la vente a été réalisée, et XXX est le numéro incrémental de la vente validée sur le mois concerné.
ex : la vente ayant le numéro 2014-10-2-340 est la 340ème vente validée sur le mois d’octobre 2014 réalisée dans la boutique portant l’identifiant 2.

 

5/ Comment imprimer le numéro de la vente sur le ticket de caisse ?

Le logiciel de caisse Hiboutik permet d’imprimer un ticket de caisse provisoire (devis, addition…) avant la validation d’une vente. Sur ce ticket de caisse proforma seule la référence de la vente s’imprime, et non le numéro définitif du ticket puisque la vente n’est pas encore validée.
En revanche, sur le ticket de caisse définitif imprimée après la validation d’une vente, il s’imprime automatiquement le numéro de ticket unique issu d’une série chronologique et continue. Seuls ces derniers tickets ont une valeur comptable.

 

6/ A quoi sert la numérotation continue des ventes ?
La numérotation continue et chronologique des ventes validées a un intérêt purement administratif. Elle permet de garantir que l’enregistrement de vos ventes est fiable.
Dans l’exploitation de votre compte Hiboutik (recherche de ventes,…) c’est le numéro de la vente créé (numéro du ticket ouvert) qui est utilisé.

 

7/ Quelle est la numérotation utilisée pour l’édition des factures dans Hiboutik ?
De même que pour le ticket de caisse, une facture nominative ne peut être imprimée qu’après avoir clôturé une vente. A défaut, vous ne pourrez éditer que des factures proforma.
Les facture suivent la même numérotation incrémentale continue que celle associée aux tickets de caisse validés.

 

En appliquant une numérotation continue et chronologique des tickets de caisse, Hiboutik vous permet d’être en règle avec les législations spécifiques de votre pays. Cependant, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre expert-comptable afin de confirmer que la législation propre à votre situation soit correctement prise en compte.

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