Les prestations prépayées

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Gestion des abonnements, des acomptes, des forfaits…cet article vous explique comment utiliser les prestations prépayées dans votre logiciel de caisse Hiboutik.

 

1/ Quand utiliser le module compte client – prestations prépayées ?

Une prestation pré-payée permet d’enregistrer le droit à des prestations futures. Lorsque votre client consomme ces prestations futures, une remise sera appliquée pour compenser leur valeur.

Vous pouvez utiliser les prestations prépayées :
– pour gérer des acomptes non remboursables (donc taxés à leur encaissement) : le client paye un acompte sur un produit/prestation qui se déduit lors de la concrétisation de la vente (ex : nuit d’hôtel, livraison d’un bien).
– pour gérer des abonnements : un client achète un abonnement de x euros pour un montant y de prestations. ex : 12 séances  de soin pour le prix de 10, le compte client est alors alimenté d’un montant équivalent à 12 séances.

L’alimentation du compte client pour les prestations prépayées a toujours une vente de contrepartie (ex : vente d’un abonnement, vente d’enregistrement d’un acompte …).
Le montant saisi en compte client peut cependant être différent de la vente en contrepartie (ex : abonnement pour 100 eur qui correspondra à 120 eur crédités).
Le compte client – prestations prépayées est toujours positif.

Pour pouvoir gérer les prestations prépayées, vous devez vous attribuer les droits dans Paramètres/gestion des accès (Onglet client / Prestations prépayées).

 

2/ Exemple d’utilisation des prestations pré-payées

Dans cet article nous allons prendre l’exemple d’un institut de beauté qui commercialise un abonnement de 12 séances de soin pour le prix de 10 séances.
Le produit « séance de soin » a déjà été créé, il a un prix de vente TTC de 20 eur.
Nous allons créer un nouveau produit qui s’appellera « abonnement soin » dont le prix de vente sera de 200 eur (soit le prix de 10 séances de soin).

Nous créons une première vente correspondant au règlement de l’abonnement. Nous ajoutons donc le produit abonnement à la vente et nous attribuons la vente à la cliente Mme Michou.
Puis nous validons la vente avec le moyen de paiement utilisé pour le règlement.

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Immédiatement, nous allons aller sur la fiche client de Mme Michou, dans l’onglet prestations payées.
Nous sélectionnons le n° de la vente de contrepartie (l’achat de l’abonnement), puis saisissons le montant à alimenter au compte client (240 eur correspondant à 12 séances) et un éventuel commentaire.

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Lorsque Mme Michou se présente pour effectuer ses séances de soin.
Nous ouvrons une nouvelle vente et nous ajoutons le produit « séance de soin ».
Etant donné que le compte client – prestations prépayées de Mme Michou est alimenté, un bouton « déduire du compte client prestations payées  » apparaît dans la partie paiement de la vente. En appuyant sur ce bouton, un produit négatif (équivalent à une remise) apparaît sur la vente d’une valeur égale soit au montant de la vente soit à hauteur du montant disponible dans le compte client.

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Le bouton « déduire du compte client –prestations payées » apparaît jusqu’à utilisation complète du solde du compte client de Mme Michou.

Si l’abonnement est conditionné par une période d’utilisation, vous pouvez au terme de cette période annuler le montant restant dans le compte client, dans la partie Prestations prépayées de la fiche du client.

 

En utilisant le compte client, un produit négatif (remise) s’ajoute à la vente dont le taux de taxe est celui par défaut de votre compte Hiboutik.
Ainsi le compte client doit être utilisé uniquement en contrepartie de produits ayant le même taux de taxe (que celui par défaut de votre compte Hiboutik).
Le chiffre d’affaires et la taxe collectée sont générés à la création de la vente initiale. Les ventes payées avec le compte client – prestations prépayées ont un chiffre d’affaires nul et une taxe collectée de zéro (dans la limite du montant disponible en compte client).

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