Tenir sa caisse

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En comptabilité, les opérations de caisse regroupent les encaissements, décaissements et remises en banque des espèces.
Les autorités fiscales exigent la tenue d’un livre de caisse, qui détaille vos opérations de caisse, afin de vérifier que vos mouvements d’espèces sont justifiés et corrects.

Les métiers qui encaissent des montants importants en espèces doivent contrôler quotidiennement leur solde de caisse. Toute erreur doit être analysée et justifiée. Ces contrôles  de caisse peuvent être effectués quand vous le souhaitez dans le logiciel de caisse Hiboutik.
Il est important de noter que votre solde de caisse ne peut jamais être négatif, au risque que votre comptabilité soit contestée par l’administration fiscale.
Cet article vous explique comment utiliser les fonctionnalités de caisse dans votre compte Hiboutik.

 

1/ Les opérations de caisse

Si vous encaissez des espèces, il est indispensable d’avoir un fond de caisse, vous permettant de faire l’appoint sur les encaissements reçus.
Pour initialiser votre caisse, vous devez effectuer un dépôt initial correspondant à votre fond de caisse.

Au fil des ventes, le solde de votre caisse augmentera et vous pourrez alors effectuer des retraits pour une remise en banque. L’objectif étant de laisser toujours un fond de caisse suffisant à la suite d’un retrait pour faciliter le rendu monnaie sur les encaissements en espèces futurs.

Ces opérations de dépôts et de retraits s’effectuent dans la première partie du module Caisse.

A la fin d’une journée ou d’une période de ventes, vous devez effectuer une vérification de caisse.
Cela s’effectue dans la seconde partie du module Caisse.
A un instant t, vous devez saisir le détail des espèces dans votre tiroir-caisse, puis effectuer le calcul en appuyant sur le bouton « Calculer ». Le logiciel vous indiquera si le montant de votre caisse est juste compte tenu de votre fond de caisse initial, des opérations de retraits et dépôts sur la période, et des encaissements d’espèces sur les ventes.

Si des écarts subsistent, voici les principales raisons :
écart de caisse positif: une vente réglée en espèces a été enregistrée avec un autre type de paiement, écart de rendu positif sur une vente, pourboires comptabilisés dans l’encaissement…
écart de caisse négatif: une vente réglée avec un type de paiement autre qu’espèces a été enregistrée en espèces, vol dans la caisse, écart de rendu négatif sur une vente, pourboires payés avec un autre moyen de paiement que les espèces et prélevés dans la caisse…

 

2/ Exemple d’utilisation du module caisse

A l’ouverture de notre point de vente, nous allons effectuer un dépôt d’espèces de 150 et nous sauvegardons.

Plusieurs ventes sont réalisées sur la journée, dont certaines payées en espèces. A la fin de la journée, nous allons saisir le détail des pièces et billets dans notre tiroir-caisse, puis nous calculons.

Le solde de notre caisse est juste. Afin d’éviter de laisser trop d’espèces dans le tiroir-caisse nous allons procéder à un retrait d’espèces de 120 que nous allons remettre en banque.

L’historique de caisse qui s’affiche dans la dernière partie du module de caisse récapitule les opérations effectuées sur votre caisse.
Le fond de caisse théorique final qui s’affiche en haut du module Caisse correspond bien au solde de votre caisse en fin de journée, et qui sera le solde de départ pour votre prochaine journée.

 

Si vous avez des écarts, vous pouvez saisir un retrait ou un dépôt pour corriger votre solde de caisse.
Nous vous conseillons de justifier clairement ces écarts dans les commentaires.

Votre caisse enregistreuse Hiboutik vous permet de suivre et d’analyser en détails vos opérations en espèces.

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