Tenir sa caisse

tenir-caisse

 

Cet article explique comment gérer votre solde d’espèces dans le logiciel de caisse Hiboutik.

 

1/ Présentation de la partie Caisse

Dans la partie Caisse de votre compte, vous pouvez effectuer 3 types d’opérations :

 un dépôt Entrée d’espèces dans votre caisse (indépendamment des encaissements liés aux ventes) comme l’apport d’un fond de caisse initial ou l’ajout de monnaie.
un retrait Sortie d’espèces de votre caisse ( indépendamment du rendu client) comme les espèces que vous déposez en banque ou que vous utilisez pour effectuer des achats.
une vérification de caisse Comparaison du montant d’espèces contenu dans votre tiroir-caisse avec celui calculé par Hiboutik pour valider votre solde de caisse et éventuellement enregistrer un écart de caisse.

Ces opérations permettent d’établir votre livre de caisse qui détaille vos opérations de caisse. Tenir un livre de caisse est une obligation fiscale qui vous permet de donner une valeur probante à votre solde de caisse.

La vérification de caisse doit être effectuée quotidiennement (voire plusieurs fois par jour si vous encaissez des montants importants en espèces).

En haut à gauche de la section Caisse, vous trouverez votre fond de caisse attendu, c’est à dire le solde de votre caisse calculé par Hiboutik à partir des mouvements de caisse enregistrés.
Les dépôts et les encaissements clients augmentent le fond de caisse.
Les retraits diminuent le fond de caisse.
Les écarts constatés lors des vérification de caisse viennent corriger le fond de caisse.

En haut à droite de la section Caisse, vous trouverez le montant de vos encaissements depuis la dernière vérification de caisse. Ce montant est à titre indicatif.

En bas de la section Caisse, vous trouverez l’historique des opérations de caisse pour le mois en cours. Il vous est possible d’y sélectionner les autres mois d’activité.

 

2/ Gestion de la caisse

A l’ouverture de votre compte, vous devez effectuer un dépôt dans votre caisse correspondant à votre fond de caisse initial, c’est à dire l’appoint d’espèces pour vous faciliter le rendu-monnaie.

A la fin d’une période de vente (fin de journée) :
1/ Faites une vérification de caisse en ouvrant votre tiroir et en saisissant les différentes pièces et billets. Puis calculez.
2/ Si vous constatez un écart, vérifiez les opérations en espèces de la période et corrigez les éventuelles erreurs (ex : erreur sur le moyen de paiement d’une vente). Puis recommencez la vérification de caisse.
3/ Validez votre vérification de caisse. Si un écart subsiste, il corrigera votre fond de caisse.
4/ Effectuez un retrait pour retirer le trop d’argent dans votre tiroir.

Au début d’une période de vente (début de journée), votre fond de caisse de départ est celui de la veille. Vous le retrouverez dans la partie Caisse, en haut à droite (fond de caisse attendu).
Si vous n’êtes pas la dernière personne à avoir vérifié la caisse, vous pouvez éventuellement faire une vérification de caisse pour s’assurer que le fond de caisse est juste.

Il est possible de corriger une opération de caisse saisie :
Pour un retrait erroné, faites un dépôt du même montant.
Pour un dépôt erroné, faites un retrait du même montant.
Pour une vérification de caisse erronée, refaites une vérification de caisse qui viendra corriger à l’inverse l’écart constaté.

 

3/ Les écarts de caisse

Les écarts de caisse peuvent avoir plusieurs explications :

Une vente affectée à un mauvais moyen de paiement Allez sur la vente concernée, puis modifiez le moyen de paiement dans la section Paiement.
Si la journée a été clôturée, vous serez obligé d’annuler la vente (contre-vente) et de la ressaisir sur la journée en cours.
Une alimentation du crédit client mal saisie Retournez sur la fiche du client et annulez la ligne en erreur (ajout d’une ligne négative), puis ressaisissez l’apport du client.
Un écart de rendu monnaie Précisez le dans le commentaire de la vérification de caisse afin que votre comptable passe une écriture de correction en comptabilité.
Des pourboires En contrepartie d’un trop perçu sur d’autres moyens de paiement correspondant aux pourboires, des prélèvements peuvent être effectués dans la caisse. Précisez le dans les commentaires.
Du vol Évaluez rapidement le montant et intensifiez vos vérifications de caisse pour identifier la cause.

Hormis les deux premiers cas, l’écart de caisse subsistera et viendra corriger votre fond de caisse à la validation de la vérification.

le hibou a écrit 87 articles