Que vous gérez un musée, un office de tourisme, un parc de loisirs ou toute autre activité liée à la culture ou aux loisirs, Hiboutik est une solution de caisse simple et ergonomique qui vous aidera dans votre gestion au quotidien.
L’un des principaux avantages d’Hiboutik est qu’il est accessible en multipostes et multi-sites. Aucun investissement n’est nécessaire pour équiper en même temps vos caisses, votre boutique ou tout autre poste de vente. Une simple connexion Internet suffit.
1/ Classification de vos produits et services
La gestion des catégories est utile pour retrouver facilement sur votre interface de vente les produits et services que vous commercialisez. Vous pouvez créer autant de sous-catégories que vous le souhaitez.
Dans notre exemple, nous allons d’abord distinguer la billetterie et le magasin, en créant deux catégories mères.
Puis dans la catégorie Magasin, nous créons les catégories filles suivantes : cartes, livres, spécialités culinaires, coffrets cadeaux et articles promotionnels.
Cette classification vous permettra également d’éditer des rapports à la catégorie dans la partie Synthèses de votre compte. Vous pourrez ainsi avoir un visu rapide sur la contribution de chaque groupe d’articles à votre chiffre d’affaire et à votre marge.
2/ Gestion de la billetterie
Généralement, vous proposez plusieurs gammes de tarifs pour votre clientèle. Ex : adultes, enfants, groupes…
Le logiciel vous permet de créer un unique produit pour vos billets avec une déclinaison qui correspondra aux différents tarifs proposés. Vous aurez ainsi immédiatement un visu sur le nombre de billets vendus indépendamment du type d’entrée.
Pour cela dans Produits/Paramètres produits/Déclinaisons, nous créons un type de déclinaison «Billets » avec les déclinaisons suivantes : adulte, sénior, enfant -12 ans, enfant -3 ans, groupe 10+, CE
Puis nous créons le produit « Entrée » que nous associons au type de déclinaison « Billets ». Dans la partie – Déclinaisons et codes-barres -, nous pouvons moduler le tarif de l’entrée pour chaque déclinaison.
Lorsque nous ajouterons le produit « Entrée » dans une vente, il vous sera demandé de choisir le type de tarif adéquat.
Certains d’entre vous auront une tarification plus complexe, il suffira alors de créer plusieurs produits avec ou sans gestion des déclinaisons.
Dans la catégorie billetterie, vous pouvez également ajouter :
– la gestion des billets pour les spectacles ou animations. Ici, nous pourrons utiliser comme déclinaison (type de déclinaison) les horaires de représentation si vous souhaitez suivre votre taux d’occupation.
– la gestion des locations (audiophones, vélos,…), avec si besoin une tarification à la durée via une déclinaison du produit (type de déclinaison durée avec comme déclinaisons : 30 min, 1h, 2h, ½ journée, journée).
– la vente d’excursions, de randonnées…
Bien entendu pour chaque prestation vous pourrez choisir le taux de TVA qui s’applique, et notamment la non-imposition de certains services (ex : manifestations culturelles pour les EPIC).
3/ Gestion du magasin
Pour votre magasin (ou cafétéria, débit de boissons), vous pouvez choisir pour chaque produit de le gérer ou non en stock. Pour les produits avec une gestion du stock, vous pouvez mettre en place des alertes pour être informé lorsque les niveaux de stock minimum sont atteints.
Le logiciel Hiboutik gère également les groupes de produits qui peuvent être utilisés pour les menus que vous proposez (voir l’article sur la gestion d’un snack bar).
Si certains de vos produits ont déjà des codes-barres (ex : livres…), vous pourrez utiliser un lecteur de codes-barres pour les ajouter rapidement à vos ventes. Il suffira au préalable de saisir les codes-barres dans chacune des fiches produits.
4/ Autres fonctionnalités
Hiboutik est un logiciel de caisse complet, qui propose de nombreuses fonctionnalités pour vous simplifier la gestion de votre activité.
Les produits les plus vendus peuvent être dupliqués (via la fonctionnalité produits express) pour apparaître directement sur la page principale de votre interface de caisse et ainsi les ajouter en 1 clic dans les ventes.
Via le crédit client, vous pourrez gérer vos clients en compte (comités d’entreprise, écoles…). Les ventes peuvent être affectées à un client et débitées sur son compte. Au terme d’une période, il suffira de lui éditer une facture globale et de solder son compte client. Le crédit client peut gérer à la fois les crédits (paiement en avance) et les débits (paiement à échéance).
Vous pouvez également gérer les taxes de séjour dans votre compte Hiboutik en créant un produit non taxé. Chaque établissement hôtelier sera identifié comme un client.
Pour vos clients professionnels, vous pouvez éditer pour chaque vente une facture nominative.
Les synthèses vous donneront toutes les informations nécessaires pour suivre votre activité :
– les produits et services les mieux vendus,
– le suivi de la fréquentation (par tranche horaire, par origine géographique, par type de client…),
– l’analyse de votre rentabilité avec le détail de votre marge par catégorie,
– l’édition d’une synthèse comptable avec le détail de votre chiffre d’affaires par taux de TVA…
L’option facultative Premium peut être souscrite sur une base mensuelle, vous permettant ainsi de ne payer que pour les périodes d’ouverture (en cas d’activité saisonnière).
Simple à utiliser, économique et complet, Hiboutik est l’outil idéal pour gérer votre activité de culture et loisirs efficacement.