Cet article explique les principales fonctionnalités du logiciel de caisse Hiboutik utilisées pour la gestion d’un magasin de prêt à porter ou d’accessoires.
1/ Je catégorise mes produits
Pour ajouter des produits dans une vente, vous pouvez :
– soit scanner les codes-barres de vos articles,
– soit effectuer une recherche textuelle dans la case « Ajouter un produit »,
– soit utiliser les boutons de caisse sur la partie gauche de votre interface de vente.
Dans ce dernier cas, il est conseillé de classer vos produits de la manière la plus pertinente qu’elle soit pour votre commerce, afin de retrouver facilement vos articles au moment de la vente. Pour un commerce de textile, vous pouvez donc créer vos catégories en fonction des collections, des types de vêtements, des marques…
Vous pouvez créer autant de catégories et de sous-catégories que vous souhaitez dans Produits/Paramètres produits/Catégories.
Dans les synthèses de votre compte, vous pourrez suivre vos ventes par catégories.
Le logiciel Hiboutik vous permet également d’affecter des tags à vos produits pour les classer selon des critères différents de vos catégories. Ex : vous pouvez associer l’année de collection à vos produits pour identifier rapidement les produits restants sur les collections antérieures.
Voir l’article expliquant la gestion des tags.
2/ Je crée mes produits
Dans la partie Produits de votre compte, vous pouvez créer vos articles.
Pour ajouter un produit simple (sans déclinaison), il suffit de le lier à une catégorie et de lui attribuer un prix de vente. Si vous souhaitez suivre vos marges et valoriser votre stock, vous pouvez également saisir son prix d’achat.
Si le produit est associé à un code-barres (fourni par votre fournisseur par exemple) vous pouvez le saisir sur sa fiche produit, afin que l’article soit automatiquement reconnu lorsque vous le scannerez dans une vente.
Pour les produits à déclinaisons, nous allons créer un ou plusieurs types de déclinaison. Par exemple :
– type de déclinaison « taille américaine » avec les déclinaisons S, M, L, XL, et XXL,
– type de déclinaison « taille européenne » avec les déclinaisons 36, 38, 40, 42, 44, et 46.
Ensuite, dans chaque fiche des produits à déclinaisons il suffira d’associer le type de déclinaison correspondant.
Si vous avez des prix et/ou des codes-barres différents pour chacune des déclinaisons du produit, vous pouvez les gérer dans la partie ‘Déclinaisons et codes-barres’ sur la fiche du produit.
La gestion des déclinaisons permet de ne pas dupliquer les occurrences d’un même produit et de pouvoir suivre en détails vos achats et vos ventes par déclinaison.
Pour chaque produit, vous pouvez choisir de le suivre ou non en stock. Un produit suivi en stock nécessite de procéder à un arrivage de marchandises (entrée stock) avant de pouvoir le vendre.
Voir l’article expliquant la gestion des arrivages de produits.
3/ Je crée un groupe de produits
Parce qu’il n’est pas toujours pertinent de créer un identifiant unique pour chacun des articles que vous commercialisez (surtout lorsque vous ne pouvez pas le réassortir et que vous en avez peu en stock), vous pouvez créer des produits génériques. Ex : le produit Écharpe 20YY regroupera toutes les écharpes de la saison hiver 20YY.
Dans une vente, le prix appliqué pour ce produit générique sera celui renseigné dans sa fiche produit. Vous pouvez modifier ce prix en cliquant sur le produit dans la vente.
Si vous utilisez des codes-barres, vous pouvez associer le produit générique à plusieurs tarifs dans la partie ‘Déclinaisons et codes-barres’ sur sa fiche du produit.
4/ Je crée un lot de produits
Le logiciel Hiboutik permet de vendre un lot de produits (ex : ensemble jupe + chemisier + chaussures) à un prix plus intéressant que si les produits étaient vendus séparément.
Pour créer un lot de produits, vous devez créer un nouveau produit et le sélectionner comme étant un package (droit à s’attribuer dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès). Ensuite, vous devez choisir les articles qui consisteront le package et fixer pour chaque article son prix de vente, afin d’obtenir le prix de vente final du lot.
Les articles du lot gérés en stock verront leurs stocks automatiquement mis à jour lorsque le lot sera vendu.
Si l’un des articles du lot est géré en stock et qu’il n’est plus disponible, alors le lot ne pourra plus être vendu.
L’utilisation des packages dans Hiboutik permet aussi de proposer un prix dégressif pour l’achat de x fois le même produit, ex : 5 paires de chaussettes pour le prix de 4.
5/ J’étiquette mes produits
Les étiquettes permettent de scanner rapidement vos produits sur les ventes, sans avoir besoin de chercher vos articles dans l’arborescence de vos catégories.
Si vous êtes équipé d’une imprimante à tickets compatible ZPL, vous pouvez imprimer directement vos étiquettes dans votre compte Hiboutik.
Plusieurs formats d’étiquettes vous sont proposés dans Produits/Paramètres produits/Étiquettes.
Lorsque vous effectuez un arrivage de marchandises, vous pouvez imprimer automatiquement le nombre d’étiquettes correspondant aux produits entrés en stock.
Dans chaque fiche produit vous pouvez également imprimer vos étiquettes par déclinaison.
Les étiquettes sont très pratiques pour identifier vos produits lorsque vous réaliserez des inventaires.
6/ Je fais le réassort de ma boutique
Si toute votre marchandise n’est pas en boutique, le logiciel peut éditer une liste des produits à réassortir en fonction des ventes effectuées et des disponibilités.
Pour chaque produit, vous pouvez lui associer un emplacement stock, qui vous permettra de retrouver rapidement les produits à réassortir dans votre arrière-boutique.
Grâce à cette fonctionnalité, vous ne perdrez plus de temps à réorganiser votre boutique après chaque jour de vente. Vous aurez la garantie que les produits en stock sont bien disponibles dans votre point de vente.
7/ J’anticipe mes prix soldés
Sur chaque fiche produit, vous pouvez saisir un prix soldé qui ne sera appliqué que pendant les périodes de soldes que vous aurez spécifiées dans Paramètres/Période de soldes.
Le jour des soldes, ces nouveaux prix pourront être appliqués automatiquement jusqu’au dernier jour des soldes.
La modification de vos prix (achat, vente, soldé) peut s’effectuer très facilement et automatiquement à partir d’un fichier externe. Voir l’article expliquant la mise à jour des prix.
8/ Je traite mes inventaires au fil du temps
Pour les produits gérés en stock, le logiciel de caisse Hiboutik, vous permet de faire des inventaires flottants.
Pour chaque produit vous pouvez saisir la quantité réelle comptée dans votre stock. Les écarts par rapport à la quantité théorique s’enregistrent dans une liste que vous pourrez valider quand vous le souhaitez. A la validation d’un inventaire, votre stock est mis à jour et Hiboutik vous valorise les écarts positifs ou négatifs constatés.
Il n’est donc pas nécessaire d’attendre le dernier jour de votre exercice fiscal pour effectuer votre inventaire.
Dans les synthèses de votre compte, vous trouverez une valorisation précise de votre stock à n’importe quel moment de l’année.
Voir l’article expliquant la gestion de l’inventaire et la valorisation du stock.
9/ Je fidélise ma clientèle
Dans votre compte Hiboutik, vous pouvez gérer votre base clients. Chaque vente peut être associée à un client.
Hiboutik vous permet également de proposer un programme de fidélité.
Chaque produit ajouté à une vente peut être associé à des points, qui s’ajoutent sur le compte fidélité de votre client. Ensuite, votre client peut transformer ces points en produits offerts ou en remises.
La gestion de la fidélité est très simple et vous permettra de récompenser vos clients les plus fidèles.
Voir l’article expliquant la gestion de la fidélité.
Hiboutik propose encore de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez découvrir sur notre blog. Le logiciel de caisse prêt-à-porter Hiboutik a été conçu pour être simple à utiliser et adapté aux besoins de la majorité des commerces de vêtements.