Commerces avec facturation au temps

facturation-temps-caisse-enregistreuse 

 

Si votre commerce propose un service facturé au temps : cybercafé, espace de coworking, parking… alors le logiciel de caisse Hiboutik peut être une solution de caisse adapté pour gérer votre activité.

Nous allons prendre l’exemple d’un espace de coworking (mise à disposition d’espaces de travail facturés au temps d’occupation), qui propose également des services annexes à ses clients (service d’impression, restauration rapide…).

 

1/ Création des prestations/produits

L’espace de travail est facturé sur une base horaire. Toute heure commencée est facturée.
Le coût horaire est dégressif jusqu’à 6h, au-delà le client paye le tarif d’une journée entière :
ex : La 1er heure est au tarif de 6€, puis les heures suivantes ont le tarif dégressif de : 5,50€, 5€, 4.5€, 4€, 3.5€. La journée entière est facturée 28,5€.

Pour gérer cette évolution tarifaire, nous allons utiliser le module des déclinaisons dans Hiboutik (tailles).
Dans Produits/Paramètres produits/Tailles et type des tailles, nous allons créer le type de taille « Durée » avec comme différentes tailles : 1H, 2H, 3H, 4H, 5H, journée.

 

Ensuite, nous créons le produit « espace coworking », associé au type de taille « Durée ». Dans la section -Code-barres et prix à la taille- de la fiche du produit, nous appliquons le tarif pour chaque durée : 6€, 11.5€, 16.5€, 21€, 25€ et 28,5€.
Ainsi lorsque nous ajouterons le produit « espace coworking » dans une vente, il faudra choisir la durée consommée.

 

Si vous offrez des remises spéciales (étudiants, …), il suffit de les créer dans Paramètres/Remises. Ensuite, dans les ventes, sélectionnez la ligne «espace coworking », et appliquez la remise souhaitée.

 

Pour les autres services/produits, vous pouvez créer:
– des produits simples (ex : café),
– ou des produits à tailles (ex : impression avec un tarif dégressif),
– ou des menus (voir l’article expliquant la gestion d’un bar-restauration rapide).

 

2/ Comptabilisation des temps de consommation

Hiboutik propose un module (disponible si vous souscrivez à l’option Premium) qui vous permet d’horodater les périodes de consommation de vos clients.
Vous devez activer ce module dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès (section Planning). Le module est ensuite accessible dans Ventes/Horodatage.

Votre client est identifié par un code (qui peut être celui d’une carte de membre). Lorsque ce code est ajouté (nouvelle entrée) dans le module horodatage, le temps commence à être décompté.
Lorsque votre client quitte les lieux, vous recherchez son code dans les horodatages actifs et vous enregistrez l’heure de fin. La durée consommée est alors affichée.

Vous pouvez alors directement créer une vente et ajouter le service « espace coworking » avec la durée facturée adéquate.
Si le code d’identification de votre client est le code EAN renseigné dans la fiche de votre client (section Clients), alors la vente sera automatiquement associée à votre client.

 

 

3/ Réservation des espaces de travail

Dans la section Planning, vous pouvez également gérer vos réservations d’espaces de travail.

Pour cela, nous allons d’abord créer vos différents espaces. Dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès, nous allons activer le droit : Gérer les salles et les plans de tables (section Paramètres).
Dans Paramètres, un nouvel onglet apparaît : Plan de Salle et tables, vous permettant de créer graphiquement le plan de votre commerce. Les différentes tables, qui sont vos espaces de travail, seront les « ressources » auxquelles vous pourrez lier une réservation dans la partie Planning de votre compte.

Pour créer une réservation, il suffit d’ajouter un nouvel événement dans la section Planning. La réservation est définie par une date, une durée, une ressource (espace de travail) et un client.

Quotidiennement, vous pouvez visionner le planning de réservation de vos différents espaces dans un même tableau.

 

Comme toute activité de services, la fidélisation de votre clientèle est essentielle. Vous pouvez la gérer très facilement dans votre compte Hiboutik. Nous vous invitons à lire l’article suivant : gérer un programme de fidélité.

le hibou a écrit 75 articles