Cet article vous présente l’utilisation du logiciel de caisse Hiboutik pour gérer un magasin de fleurs.
Pour un fleuriste, il est difficile de gérer les fleurs en stock car ces dernières sont périssables (durée de vie courte). Il serait fastidieux de gérer informatiquement les flux d’entrées et de sorties, et la visibilité sur l’état des stocks ne serait pas très pertinente (sur une même référence, la durée de vie d’une fleur à l’autre est variable).
En revanche, il est intéressant d’enregistrer les ventes pour pouvoir optimiser les achats. Le fleuriste pourra alors anticiper ses besoins d’une saison sur l’autre, en analysant les ventes d’une référence à un moment donné.
Ex : Combien de roses dois-je acheter pour la fête des mères compte tenu de mes ventes de l’année dernière ? La seule analyse des factures d’achat n’est pas suffisante car elle n’isole pas les invendus (pertes). L’information pertinente qu’un logiciel de caisse donnera sera combien de fleurs x ont été vendues sur la période t.
1/ Création des articles fleurs
Nous allons dans un premier temps, créer les différents produits que nous proposons à la vente et nous allons les classer dans des catégories :
– catégorie Fleurs qui regroupera les différentes fleurs coupées que nous proposons à l’unité,
– catégorie Plantes vertes,
– catégorie Bouquets, qui regroupera les différents bouquets et compositions,
– et catégorie Accessoires.
Chaque fleur est un nouveau produit, et elle est associée à un prix de vente et à un taux de TVA. Pour les raisons évoquées précédemment aucune n’est gérée en stock. Cependant vous aurez un suivi sur le nombre de fleurs vendues par référence.
Pour les plantes vertes, moins fragiles que les fleurs, vous pouvez si vous le souhaitez les gérer en stock. Cela vous permettra d’avoir un visu rapide sur votre besoin de réassort. Au même titre que les fleurs, elles ont un prix de vente et un taux de TVA.
Vous pouvez également saisir sur chaque fiche produit, un prix d’achat. Ce dernier permettra de calculer votre marge dans la partie Synthèse de votre compte.
Les prix d’achat des fleurs, et donc vos prix de vente, sont très fluctuants. Le logiciel Hiboutik vous permet d’effectuer des mises à jour de vos prix rapidement à partir d’un fichier externe.
Lire l’article expliquant la mise à jour rapide des prix.
2/ Création des bouquets et des compositions
Dans la gamme des produits proposés chez un marchand de fleurs, il y a les bouquets et les compositions.
Si le bouquet est considéré comme une simple référence de produit (ex : bouquet à 15 EUR) alors vous ne pourrez pas avoir de suivi précis des ventes par référence des fleurs qui composent le bouquet.
Idéalement, il faut donc considérer le produit bouquet comme un package composé de plusieurs produits (les différentes fleurs du bouquet). Même si d’un bouquet à l’autre, il peut y avoir à la marge plus ou moins de fleurs, il est toujours intéressant d’avoir une idée approximative sur le nombre de fleurs vendus dans vos différents bouquets et la répartition par référence de fleur.
Pour créer un produit package, vous devez cliquer sur le bouton « cet article est un package » de l’onglet Package de produits dans la fiche du produit concerné (si cet onglet n’apparaît pas, vous devez cocher le droit dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès: Gérer les packages de produits). Ensuite il suffit de sélectionner les fleurs qui constituent le bouquet, d’indiquer les quantités et de moduler le prix unitaire de chaque fleur pour obtenir le prix final du bouquet.
Ce mode de gestion est adapté pour les bouquets que vous préparez et vendez régulièrement.
Cependant, il sera parfois fastidieux de gérer tous vos bouquets comme des packages de fleurs. Vous pourrez alors créer des produits simples ex : bouquet à 10 EUR. Vous n’aurez alors pas de suivi des ventes par type de fleur, mais Hiboutik vous donnera les ventes réalisées pour ces bouquets pour prévoir vos achats.
En ce qui concerne les accessoires (pots, paniers, engrais, semences…), il peut être intéressant de les gérer en stock. Cela permet d’optimiser vos commandes auprès de vos fournisseurs et de les valoriser rapidement dans un inventaire.
3/ Gestion des clients et des adresses de livraison
En tant que fleuriste, vous serez régulièrement amené à effectuer des livraisons.
Hiboutik vous permet de gérer simplement votre base de clients et d’associer à chaque vente, des adresses de facturation et de livraison.
De plus, pour votre clientèle fidèle, vous pouvez mettre en place un programme de fidélité. Chaque produit acheté peut donner des points qui alimentent le compte fidélité de votre client. Ce dernier peut alors les utiliser pour des bouquets offerts ou une remise sur ses prochains achats.
Lire l’article expliquant la gestion de la fidélité client.
4/ Gestion simplifiée de votre commerce
La configuration décrite précédemment nécessite une gestion scrupuleuse de votre activité. Si vous souhaitez simplement enregistrer votre chiffre d’affaires, Hiboutik vous propose une gestion simplifiée qui consiste à créer uniquement quelques produits prix libre: fleurs coupés, roses, bouquet A, bouquet B, composition X, composition Y…
Ces produits auront un prix de vente par défaut à 0 eur et vous devrez saisir le prix de vente réel dans chaque vente (en cochant dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès le droit: « Autoriser les produits prix libre »).
Ex: un client vous prend douze roses, vous cliquez sur le produit roses, le logiciel vous demande la quantité (12) et le prix de vente unitaire (2 eur).
Cette solution vous donne une grande souplesse pour gérer votre politique tarifaire, sans entrer dans le détail des références de fleurs. Vous pouvez imprimer des tickets de caisse pour vos clients, gérer les adresses de livraison et éditer votre Z de caisse quotidien.
Ces quelques lignes, vous ont donné un aperçu des fonctionnalités offertes par le logiciel de caisse Hiboutik pour fleuriste. Simple et gratuit, vous pouvez à présent configurer votre caisse pour votre commerce de fleurs !